Desde 4 de novembro de 2024, quem mora legalmente em Portugal e quer receber um parente brasileiro precisa assinar o termo de responsabilidade da AIMA (o antigo SEF) na frente de um funcionário do órgão ou com a firma reconhecida por advogado, notário ou solicitador. Antes bastava preencher e assinar. Essa é só a mudança mais recente numa lista de exigências que quase ninguém pesquisa antes de precisar: carta-convite, declaração de hospedagem, termo de responsabilidade, attestation d'accueil. Nomes diferentes, países diferentes, e um detalhe que costuma pegar todo mundo de surpresa: às vezes o documento tem que estar traduzido oficialmente.
A dúvida quase sempre chega tarde, quando a viagem já está marcada ou a entrevista no consulado já tem data. Este guia junta as duas pontas: o que é cada documento, e em que situação ele precisa de tradução juramentada, tradução simples ou de uma versão bilíngue.
Carta-convite e declaração de hospedagem servem para a mesma coisa: mostrar onde o viajante vai ficar e quem responde por ele. A carta-convite é mais usada em visto de turismo e visita; a declaração de hospedagem, em contextos formais como residência, reunião familiar e regularização.
A tradução vira obrigatória quando o documento entra num processo de visto ou é entregue a um órgão oficial que não trabalha em português nem em inglês. Nesses casos, é tradução juramentada. Para apresentar na imigração numa viagem de turismo, uma tradução simples costuma bastar. Países que mais pedem: Itália, França, Alemanha, Espanha, Portugal (em vistos), Suíça, Áustria, Japão e Coreia do Sul.
O que é carta-convite e o que é declaração de hospedagem
Os dois documentos giram em torno da mesma pergunta que o agente de imigração ou o oficial do consulado quer responder: essa pessoa tem onde ficar, e alguém no país responde por ela? A diferença está mais no uso e no formato do que no conteúdo.
- Carta-convite
- Texto livre escrito pelo anfitrião, com dados pessoais, endereço, período da viagem e, às vezes, compromisso com despesas. Mais comum em visto de turismo, visita a família e negócios.
- Declaração de hospedagem
- Documento mais formal, às vezes em formulário oficial do país. Usado em residência, reunião familiar, permesso di soggiorno e regularização de estadia longa.
- Quem escreve e assina
- Sempre o anfitrião, a pessoa que mora no país de destino e vai hospedar o visitante.
- O que ela não faz
- Não substitui a comprovação de recursos do viajante nem garante a concessão do visto. É documento de apoio.
Um ponto que gera confusão: em alguns países, o termo mudou de nome sem mudar de função. O que o brasileiro chama de carta-convite para Portugal hoje é oficialmente o termo de responsabilidade, o Modelo 4 da AIMA. Na Itália, a declaração de hospedagem é a dichiarazione di ospitalità, entregue à polícia local. Na França, é a attestation d'accueil, validada na prefeitura pelo anfitrião. Muda o nome, muda o carimbo, mas a lógica é a mesma.
Cada país chama de um jeito (e cobra de um jeito)
Não existe um documento único que valha para o mundo todo. Antes de escrever qualquer coisa, vale conferir como o país de destino trata o assunto, porque isso define inclusive se vai precisar passar por um órgão público local.
| País | Nome do documento | Como funciona | Tradução |
|---|---|---|---|
| Portugal | Termo de responsabilidade (carta de convite, Modelo 4 da AIMA) | Assinado na AIMA ou com firma reconhecida por advogado, notário ou solicitador desde novembro de 2024. Serve para visita e também para instruir pedido de visto no consulado. | Não precisa: já sai em português |
| Itália | Dichiarazione di ospitalità | O anfitrião comunica à autoridade policial onde o estrangeiro está hospedado, normalmente em até 48 horas após a chegada. Também pedida em pedido de visto e no permesso di soggiorno. | Do português para o italiano, juramentada em processo de visto |
| França | Attestation d'accueil | O anfitrião solicita e paga uma taxa na prefeitura (mairie) do endereço. O documento validado é enviado ao visitante. | Emitida em francês; anexos em português precisam de tradução |
| Espanha | Carta de invitación | O anfitrião solicita na Polícia Nacional, que emite um relatório oficial. A carta feita de próprio punho, sem esse relatório, tem peso menor. | Documentos de apoio em português: juramentada para o espanhol |
| Alemanha | Verpflichtungserklärung (termo de compromisso) | O anfitrião assina na repartição de estrangeiros (Ausländerbehörde) e comprova renda para bancar o visitante. | Emitida em alemão; comprovantes do viajante em português precisam de tradução |
| Estados Unidos | Invitation letter | Não é documento exigido para o visto B1/B2, mas ajuda a demonstrar o motivo da viagem. Escrita pelo anfitrião, sem cartório. | Carta em inglês; documentos brasileiros anexos, se houver, traduzidos |
| Reino Unido | Letter of invitation / sponsorship | Texto livre do anfitrião, acompanhado de prova de status migratório e de moradia dele. | Carta em inglês; anexos em português traduzidos |
Repare que, quando o país tem um formulário ou relatório oficial (Portugal, França, Espanha, Alemanha), o documento principal já nasce no idioma local e não precisa de tradução. O que passa a precisar são os anexos: comprovante de renda, extrato bancário, certidão que prove o vínculo familiar. Esses, quando emitidos no Brasil, entram no processo traduzidos.
Juramentada, simples ou bilíngue: qual escolher
Essa é a parte que mais gera erro, porque as três opções existem e servem para coisas diferentes. Um resumo antes dos detalhes:
| Situação | Tipo de tradução | Por quê |
|---|---|---|
| Pedido de visto (turismo, visita, estudante, trabalho, reunião familiar) num consulado que não analisa em inglês | Juramentada | O processo é formal e protocolado. O consulado exige fidelidade e validade legal, e costuma escrever tradução oficial ou tradução certificada no checklist. |
| Apresentação no balcão da imigração numa viagem de turismo, para o agente entender rápido | Simples | Não há protocolo. O objetivo é comunicação. Uma tradução simples do corpo da carta evita mal-entendido com quem não fala português. |
| Carta que você mesmo escreve e quer deixar pronta nos dois idiomas de uma vez | Versão bilíngue | Você redige o texto em duas colunas, português e o idioma do país. Serve para leitura, não substitui a juramentada num processo formal. |
| Documento usado em processo judicial: guarda de menor, comprovação de vínculo, defesa administrativa | Juramentada | Qualquer peça apresentada a tribunal ou órgão administrativo estrangeiro precisa de tradução com fé pública. |
A diferença entre tradução simples e juramentada não é de qualidade, é de efeito jurídico. A juramentada é feita por um tradutor público concursado, tem número de registro, carimbo e fé pública, e por isso é aceita por consulados, universidades e órgãos oficiais. A simples pode ser tão bem escrita quanto, mas não carrega essa validade. Na dúvida sobre qual o consulado quer, o critério é objetivo: se o documento vai ser protocolado, é juramentada.
Sobre a versão bilíngue: ela é útil quando o anfitrião escreve a carta do zero e quer entregar algo legível para o agente sem esperar uma tradução. Não custa nada montar o texto em duas colunas. Só não confunda isso com tradução oficial: num pedido de visto que exige tradução juramentada, a versão bilíngue caseira não é aceita no lugar dela.
Turismo, visto, reunião familiar: o que muda em cada caso
O motivo da viagem é o que determina o rigor. Quanto mais longa a estadia e mais formal o trâmite, maior a chance de precisar de tradução juramentada.
Viagem de turismo ou visita curta
Brasileiro não precisa de visto para turismo em Schengen, Reino Unido, Estados Unidos (com ESTA ou visto B2 já emitido) e vários outros destinos. Nesses casos, a carta-convite é opcional e serve para reforçar que você tem onde ficar e vai voltar. Se levar, uma tradução simples para o idioma local ajuda o agente. Não há exigência de juramentada porque não há processo protocolado.
Pedido de visto de curta duração (tipo C, até 90 dias)
Aqui já entra processo. O consulado do país Schengen que vai analisar o pedido lista a carta-convite ou declaração de hospedagem como documento comprobatório de alojamento. Se o país não analisa em inglês, a tradução juramentada para o idioma dele costuma ser pedida, junto com a tradução dos comprovantes financeiros.
Visto de longa duração, residência e reunião familiar
São os casos mais exigentes. Reagrupamento familiar, visto de estudante de mais de um ano, visto de trabalho: todos pedem a documentação completa traduzida por tradutor público, incluindo a declaração de hospedagem quando o requerente vai morar na casa de um familiar. Certidões que provam o parentesco (nascimento, casamento) entram apostiladas e traduzidas.
Comprovação de meios de subsistência
A carta-convite cobre a parte da hospedagem. A parte do dinheiro é outra: quase todo consulado quer ver que o viajante tem recursos próprios ou alguém que banca a viagem. Isso normalmente é feito com tradução de extrato bancário, holerite ou declaração de imposto de renda. Quando o anfitrião assume as despesas, o modelo de carta com responsabilidade financeira serve para isso, mas ele também vai ter que anexar os próprios comprovantes de renda.
A carta-convite precisa de Apostila de Haia?
Na maioria dos casos, não. Uma carta escrita e assinada pelo próprio anfitrião, sem passar por cartório, não é um documento público, e a Apostila de Haia só se aplica a documentos públicos ou a assinaturas reconhecidas por autoridade competente.
A apostila entra quando:
- a assinatura do anfitrião é reconhecida em cartório, e o consulado quer a apostila desse reconhecimento;
- o documento é emitido por um órgão público (o relatório da Polícia Nacional espanhola, por exemplo);
- o país de destino pede expressamente apostila para todos os documentos do processo, o que acontece em alguns vistos de longa duração.
Quando a carta é feita fora do Brasil, pelo anfitrião que já mora no país de destino, ela segue a regra local. O termo de responsabilidade português assinado em Portugal, por exemplo, não precisa de apostila brasileira nenhuma, porque não é documento brasileiro.
Modelos prontos de carta-convite e declaração de hospedagem
Os modelos abaixo foram elaborados originalmente pela nossa equipe, a partir de casos reais de clientes, e adaptados para este artigo. Use como ponto de partida: preencha os campos entre colchetes, ajuste ao checklist do consulado ou do órgão de imigração do país de destino, e confirme se aquele destino específico exige formulário oficial (Portugal, França, Espanha e Alemanha exigem).
DECLARAÇÃO DE HOSPEDAGEM Eu, [NOME COMPLETO DE QUEM HOSPEDA], [NACIONALIDADE], nascido(a) em [DATA DE NASCIMENTO], portador(a) do documento [TIPO E NÚMERO], residente em [ENDEREÇO COMPLETO, COM CIDADE E PAÍS], telefone [TELEFONE COM CÓDIGO DO PAÍS] e e-mail [E-MAIL], declaro para os devidos fins que hospedarei em minha residência, no endereço acima, o(a) Sr.(a) [NOME COMPLETO DO HÓSPEDE], [NACIONALIDADE], passaporte nº [NÚMERO], no período de [DATA DE ENTRADA] a [DATA DE SAÍDA]. Declaro que a hospedagem é gratuita e que o imóvel reúne condições para acolher o(a) hóspede durante todo o período informado. [LOCAL], [DATA] _______________________________________ Assinatura de quem hospeda
CARTA-CONVITE Eu, [NOME COMPLETO DO ANFITRIÃO], portador(a) do documento [TIPO E NÚMERO], residente no endereço [ENDEREÇO COMPLETO], telefone [TELEFONE] e e-mail [E-MAIL], declaro que convido o(a) Sr.(a) [NOME COMPLETO DO CONVIDADO], portador(a) do passaporte nº [NÚMERO], a visitar-me no período de [DATA DE ENTRADA] a [DATA DE SAÍDA]. Durante sua estadia, ele(a) ficará hospedado(a) em minha residência acima mencionada. Confirmo que esta viagem tem fins exclusivamente turísticos. Declaro estar ciente das responsabilidades relacionadas ao convite, conforme as normas do país de destino. [LOCAL], [DATA] _______________________________________ Assinatura do anfitrião
CARTA-CONVITE Eu, [NOME DO ANFITRIÃO], nacionalidade [NACIONALIDADE], documento nº [NÚMERO DO DOCUMENTO], residente em [ENDEREÇO COMPLETO], convido o(a) Sr.(a) [NOME DO CONVIDADO], passaporte nº [NÚMERO], a visitar-me entre [DATA] e [DATA]. Declaro que me responsabilizo pela hospedagem e, se necessário, pelos custos básicos da estadia durante o período informado, incluindo alimentação e transporte local. [LOCAL], [DATA] _______________________________________ Assinatura
CARTA-CONVITE PROFISSIONAL A quem possa interessar, A empresa [NOME DA EMPRESA], situada em [ENDEREÇO COMPLETO], representada por [NOME DO RESPONSÁVEL], convida o(a) Sr.(a) [NOME DO VISITANTE], passaporte nº [NÚMERO], para participar de [REUNIÃO / TREINAMENTO / EVENTO], a realizar-se entre [DATA] e [DATA]. O visitante ficará hospedado em [ENDEREÇO OU HOTEL] e retornará ao Brasil ao final das atividades. [LOCAL], [DATA] _______________________________________ Assinatura e carimbo
INVITATION LETTER I, [FULL NAME OF HOST], holder of [DOCUMENT TYPE AND NUMBER], residing at [FULL ADDRESS], hereby invite [FULL NAME OF GUEST], passport no. [NUMBER], to stay with me from [ARRIVAL DATE] to [DEPARTURE DATE]. He/She will be accommodated at my residence stated above. This trip is for tourism purposes only. [PLACE], [DATE] _______________________________________ Host's Signature
LETTERA D'INVITO Io sottoscritto/a [NOME COMPLETO DELL'OSPITANTE], residente in [INDIRIZZO COMPLETO], documento n. [NUMERO], invito il/la Sig./Sig.ra [NOME DELL'OSPITE], passaporto n. [NUMERO], a soggiornare presso la mia abitazione dal [DATA INIZIO] al [DATA FINE]. Garantisco l'alloggio durante tutto il periodo indicato. [LUOGO], [DATA] _______________________________________ Firma dell'ospitante
CARTA DE INVITACIÓN Yo, [NOMBRE COMPLETO DEL ANFITRIÓN], documento nº [NÚMERO], residente en [DIRECCIÓN COMPLETA], invito al Sr./Sra. [NOMBRE DEL INVITADO], pasaporte nº [NÚMERO], a visitarme desde el [FECHA] hasta el [FECHA]. Se hospedará en mi domicilio mencionado. El viaje tiene fines exclusivamente turísticos. [LUGAR], [FECHA] _______________________________________ Firma del anfitrión
Um lembrete sobre os modelos em outro idioma: escrever a carta direto em inglês, italiano ou espanhol não é a mesma coisa que ter uma tradução juramentada. Se o consulado exige tradução oficial e o seu documento original está em português, o tradutor público precisa traduzir esse original, mesmo que você já tenha uma versão sua no idioma de destino. Os modelos acima ajudam quem vai redigir do zero num contexto que aceita carta particular.
Orientação prática: quem hospeda x quem é hospedado
As duas pontas têm tarefas diferentes, e a maioria dos atrasos acontece quando cada um acha que a outra parte vai resolver.
Se você vai hospedar alguém
- Confirme no site do consulado ou do órgão de imigração do seu país se existe formulário oficial. Se existir, o texto livre não vale.
- Coloque seus dados completos, não abreviados: nome como está no documento, endereço com código postal, telefone com código do país.
- Deixe claro o vínculo com o visitante (mãe, irmão, amigo, sócio) e o período exato da visita.
- Reúna os seus comprovantes: documento de identidade, comprovante de residência e, se assumir despesas, comprovante de renda.
- Só reconheça firma se o país de destino pedir. Reconhecimento à toa atrasa e às vezes obriga a apostilar depois.
Se você vai ser hospedado
- Peça a carta com semanas de antecedência. Ela costuma ser o último documento a ficar pronto e o que mais depende de terceiros.
- Confira se o nome no seu passaporte bate exatamente com o que está na carta. Divergência de acento ou nome do meio gera questionamento.
- Verifique no checklist se o consulado exige tradução oficial. Se exigir, contrate a tradução juramentada assim que receber a carta assinada.
- Leve os seus comprovantes financeiros traduzidos também. A carta não cobre essa parte.
- Guarde uma via digital e uma impressa. Alguns consulados aceitam PDF com assinatura digital, outros querem papel.
Vale uma observação de quem lida com esses documentos toda semana: o erro mais comum não é a carta em si, é o prazo. A tradução juramentada de uma carta-convite fica pronta rápido, mas quando ela chega junto com dez outros documentos na véspera da entrevista, não dá para adiantar tudo. Quem organiza a papelada com trinta dias de folga quase nunca precisa pagar urgência.
